Ижевск, ул.Майская, д.29, 5-й этаж
(3412) 77-01-32

Исчез бухгалтер! Что делать?

Пропал бухгалтер: инструкция для руководителей. Что делать и как минимизировать риски для бизнеса

«Бухгалтер исчез, а все документы и база были у него!»— примерно с такой формулировкой клиенты приходят к нам на восстановление учета. Часто паника вызвана целым комплексом проблем: скоро сдача очередной отчетности, из ИФНС пришло требование, а бухгалтер перестал отвечать на звонки.

Чаще всего бухгалтер пропадает накануне грядущей налоговой проверки, сдачи годового баланса, перед отчётным периодом, а иногда — после получения грозных писем из налоговой, ареста расчетного счета. Помимо поиска нового бухгалтера, решения управленческих задач, перед руководителем возникает комплекс проблем: от уплаты штрафов за несданную отчетность до полного восстановления учета и всех первичных документов.

Что делать, если пропал бухгалтер?

Главное — знать, как поступать и как обезопасить себя от дополнительных проблем и штрафов. Если такая ситуация уже произошла, для вас — наша статья с инструкцией по применению. В первую очередь важно не поддаваться приступам паники и действовать пошагово:

1. Найдите другие контакты этого бухгалтера

Попробуйте связаться с пропавшим бухгалтером по всем имеющимся в вашем распоряжении контактам: телефон родственников, домашний адрес, общие знакомые, соцсети. Не исключено, что у бухгалтера уважительные причины пропуска работы: например, сложилась непредвиденная ситуация, в результате которой человек попал в больницу.

2. Проверьте наличие денег в кассе и на расчетном счете

Обязательно произведите проверку наличия денег в кассе и на расчетных счетах компании. Если денежные средства и/или ценные документы украдены — обратитесь с заявлением в правоохранительные органы.

3. Проверьте наличие ключей доступа в банк и для сдачи отчетности
  • Если есть основания не доверять «сбежавшему» бухгалтеру — сразу поменяйте пароль для входа в банк-клиент (или заблокируйте тот логин, которым пользовался бухгалтер).
  • Если утерян сертификат ключей электронной подписи для доступа в банк-клиент, руководителю нужно лично обратиться в банк с заявлением о переиздании сертификата.
  • Утеряна электронная подпись компании для сдачи отчетности в электронной форме — сразу обратитесь к вашему поставщику услуг (Калуга-Астрал, СБИС/Тензор, Контур, Такском и т.д.) с заявлением о компрометации ключей и аннулированием электронной подписи. Возможно, сертификат придется перевыпустить.
  • Необходимо также восстановить доступ к системе сдачи электронной отчетности вашей компании, которой пользовался бухгалтер.

4. Проверьте наличие и целостность бухгалтерской базы данных

По наличию бухгалтерского программного обеспечения (ПО) и базы данных учета (БД) разделим ситуации на три типа, которые помогут определить «масштаб бедствия»:

Доступно ПО и БД

Если бухгалтер работал на вашем ПК, необходимо получить доступ к своей бухгалтерской базе/базам данных (1С).
Зайдите в программу, посмотрите в Журнале операций даты последних проводок, оцените полноту ведения учета и соответствие фактам хозяйственной деятельности, проверьте на предмет умышленного искажения учетных данных.

Есть БД, нет ПО

Если бухгалтер использовал свой компьютер и лично приобретенное ПО, в котором вел ваш бухгалтерский и налоговый учет, — запросите выгрузку базы данных, которая является интеллектуальной собственностью вашей компании (например, 1Cv8.1cd — файл, где находится информационная база в формате 1С:Предприятие). Для дальнейшей работы с базой потребуется приобрести соответствующее ПО.
Обратитесь к IT-специалистам, которые помогут правильно произвести загрузку (экспорт) данных в ваше ПО.

Нет ни ПО, ни БД

Если ПО и базы данных нет, или она по какой-то причине повреждена, либо загрузка невозможна, необходимо будет восстанавливать бухгалтерский учет с нуля, так как в конце года у вас возникнет необходимость формирования и сдачи бухгалтерского баланса, который формируется на основании первичных документов за полный календарный год.

При наличии базу данных желательно передать на проверку квалифицированному профессионалу, а лучше заказать аудит бухгалтерского и налогового учета у независимой бухгалтерской компании.

Почему бухгалтер не отдает базу?

Когда бухгалтер понимает, что дела клиента запущены, то в силу низкой квалификации он может просто исчезнуть, не передавая клиенту рабочей базы. Таких бухгалтеров отыскать потом довольно сложно, так как они чаще всего не закрепляют отношения договором. Самое неприятное в этой ситуации — отсутствие у компании учетной бухгалтерской базы 1С.

ТОП-5 причин не отдавать базу:

  • Бухгалтер боится передать базу, так как в ней видны неаккуратность ведения учета и присутствуют ошибки;
  • Бухгалтер ведет учет своих клиентов в одной базе. Отдать данные по конкретному клиенту не может, а разделять базы не умеет;
  • Намеренно удерживает у себя базу данных как залог оплаты за свою работу;
  • Учет ведется в программе, формат данных которой не совместим с общепринятой 1С, все данные приходится переносить вручную;
  • Учет не велся вообще, базы нет.

В нашей практике был случай: клиент узнал, что предыдущий бухгалтер, которой он платил целый год, вообще не вела базу, а отчеты по компании составляла в MS Excel. При налоговой проверке отсутствие бухучета, конечно, «всплыло».

5. Проверьте наличие бухгалтерской и кадровой документации

Если бухгалтеру ранее передавались, а ныне отсутствуют первичные документы, договоры — необходимо составить реестры пропавших бумаг. В Акте об утрате документов зафиксируйте максимально подробную опись недостающих документов, трудовой книжки и зарплатных ведомостей, причины пропажи. Вы можете подать заявление о хищении в правоохранительные органы для возбуждения административного (или уголовного) дела. В полиции получите справку, подтверждающую принятие вашего заявления, — она понадобится для предоставления в ИФНС, так вы сможете избежать санкций за несвоевременную сдачу отчетности.

6. Cверки с фондами и налоговой

Каким бы профессионалом не был сбежавший бухгалтер, перепроверьте все периоды, в течение которых он вел бухгалтерию. Для этого руководитель компании может написать в налоговую инспекцию запрос копий сданной отчетности компании за последние три полных года, «в связи с утерей документов».

  • Проведите сверку расчетов с ФНС, ПФР: есть ли задолженность по налогам и взносам, переплаты в прошлых периодах?
  • Запросите у банка архивную выписку за период деятельности;
  • По выписке установите контрагентов и запросите у них дубликаты документов, акты сверок;
  • Если начислялась заработная плата — восстановите информацию по кадрам и начислениям.

Чем раньше руководство компании будет осведомлено о долгах перед контрагентами и фондами, тем меньше у компании риск потерять положительную деловую репутацию и попасть под штрафные санкции. Без системного представления о финансовой составляющей своего бизнеса руководитель утрачивает контроль не только над денежной динамикой и активами компании, но и над отношениями с контрагентами.

Важно помнить, что в отсутствии работника, на которого возложены обязанности главного бухгалтера, ответственность несет сам руководитель (см. Федеральный закон № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В частности, он отвечает за организацию налогового, бухгалтерского учета, своевременность, правильность начисления и уплаты налогов.

Проверьте свой бухучет

БЕСПЛАТНЫЙ ЭКСПРЕСС-АУДИТ бухгалтерского и налогового учета от 1С:БухОбслуживание. Вы увидите недочеты в учёте раньше налоговой службы и будете знать, как исправить ситуацию.

6 советов: как минимизировать потери в будущем

Чтобы минимизировать потери в ситуации с исчезновением бухгалтера, ведите внутренний контроль деятельности бухгалтерии. В крупных организациях для таких целей создаются подразделения внутреннего аудита и службы безопасности, разрабатываются мероприятия по выявлению и предотвращению хищений. В небольших компаниях функцию контролера, как правило, выполняет сам руководитель.

Основная причина негативных ситуаций с пропавшим «приходящим» бухгалтером — безоговорочное доверие своему бухгалтеру. Другие причины — это нежелание руководителя заниматься всем, что связано с бухгалтерией и отсутствие знания у руководителя, КАК контролировать своего бухгалтера.

Цель всех превентивных мероприятий — показать бухгалтеру, что вы следите за его работой и вникаете в процесс. Это многократно снижает риск ввода вас в заблуждение по вопросам бухучета, сдачи отчетности. Не стесняйтесь проверять работу бухгалтера, данные профилактические меры позволят также составить объективную картину о его профессионализме и эффективности:

1
Заключите договор с бухгалтером

Возможно, поначалу предпринимателю выгоднее работать с бухгалтером, который приезжает в офис пару раз в месяц, забирает первичные документы, привозит отчетность. Тогда не поленитесь заключить с таким бухгалтером хотя бы гражданско-правовой договор, в котором формализован порядок обмена документами и ответственность. Иначе фактически получается, что сторонний вашей организации человек отвечает за взятые им документы, а за исполнение своих обязанностей — только своим честным словом и добросовестностью. Организуйте дальнейшее взаимодействие: попросите бухгалтера составить таблицу-график сдачи отчетности на текущий календарный год.
Впоследствии можно будет оформить сотрудника по ТК РФ — обязанности главного бухгалтера будут закреплены трудовым договором и должностной инструкцией.

2
Проверяйте банковскую выписку

Будет неплохо, если у руководителя предприятия на своем рабочем месте будет возможность самостоятельно получать банковские выписки по всем расчетным счетам из системы электронных платежей типа «Банк-Клиент».
При больших оборотах в бизнесе просите бухгалтера расшифровывать вам каждую строчку в банковской выписке. Если что-то покажется странным, просите подтверждающие документы. Особо обращайте внимание на суммы, снимаемые на выплату зарплаты, командировочные или хозяйственные нужды.

3
Храните у себя резервные копии бухгалтерской базы

Договоритесь с бухгалтером, что вы забираете себе архивную копию не реже 1 раза в квартал, после сдачи отчетности. Наиболее современный способ — хранить базу 1С в «облаке». Пусть ваша база и ее резервные копии лежат в облаке, там вы всегда сможете ее посмотреть сами или показать аудитору, не ставя в известность своего текущего бухгалтера.

4
Контролируйте наличные

Периодически (например, раз в месяц) просите бухгалтера показать Кассовую книгу, Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Обращайте внимание на суммы и даты в документах. Посмотрите, кому выдавались подотчетные средства, с какой целью, какие суммы. Совпадают ли записи в ваших приходно-расходных кассовых документах и кассовой книге с реальными расходами и доходами предприятия? Проконтролируйте остаток по кассе.
Если наличные средства снимаются по чековой книжке, то рекомендация простая: не отдавайте бухгалтеру чековую книжку с заранее подписанными и заверенными печатью листами.
Если в компании используется корпоративная карта — к ней можно подключить лимит расходования и защиту списания по смс-паролю.

5
Следите за порядком в документообороте

Признаки беспорядочного документооборота в компании:
1) документы хранятся россыпью, а не сформированными по группам учета;
2) в архиве присутствуют ксерокопии финансовых документов, без оригинальных подписей и синих печатей;
3) отсутствуют архивы за прошлые годы: бумаги за истекшие периоды не заархивированы, не прошиты и не опечатаны.
Если это применимо к вашей компании, установите сроки наведения порядка. Выписывайте главному бухгалтеру премию за своевременное архивирование, дайте ему рычаги административного/материального воздействия на подчиненных.

6
Выборочно проверяйте остатки на складе

Контролируйте склад не по фактическому наличию на нем товара, а по данным учета. Будет полезно запросить у бухгалтера отчет «Контроль отрицательных остатков» (есть ли не оприходованный бухгалтерией товар, отрицательные остатки?), ведомость движения товаров. Соответствуют ли единицы измерения и количество товара в приходных документах — расходным, а также тем, что указаны в отчетах об остатках и в ведомостях движений товаров?

Что не следует доверять бухгалтеру?

Контроль — это прямая директива известного принципа «Доверяй — и проверяй». Но для того чтобы свести к минимуму негативные последствия от не вовремя «пропавшего» бухгалтера, нужно соблюдать элементарные правила информационной и финансовой безопасности.

Ключи от клиент-банка

Чтобы контролировать деньги на счете, ограничьте или усложните процедуру их снятия и перевода:

  • Если расчетный счет подключен к клиент-банку, необходима двухфакторная система подтверждения платежей. Как вариант, закажите два ключа с подписями: основной (право первой подписи) — для руководителя, второй («технический») — для бухгалтера. В этом случае бухгалтер отслеживает поступления на расчетный счет, создает платежи, а руководитель — проверяет и подписывает платежи своим ключом;
  • Если ваш учет ведет бухгалтер на аутсорсинге, закажите ему в банке логин с правом доступа «только для чтения», чтобы он мог оперативно выгружать банковские выписки и загружать платежные поручения в банк;
  • Если ключ электронной подписи хранится на токене или флешке, не оставляйте носитель в компьютере, храните в сейфе под замком. Телефон, на который приходят подтвержающие СМС от банка, держите при себе.
Свою бухгалтерскую базу

Пусть ваша база 1С будет у вас в руках. Способы оставить себе базу:

  1. Ежеквартально забирать выгрузку базы после составления и сдачи бухгалтером отчетности;
  2. Хранить базу на своем сервере, а бухгалтеру организовать к ней удаленный доступ;
  3. Бухгалтерская база «в облаке», на удаленных серверах. В режиме 24/7 и бухгалтер, и руководитель имеют доступ к базе, при этом администрирование, обновление, резервные копии выполняются вовремя.
Весь объем первичных документов

Не отдавайте бухгалтеру «на удаленке» всю стопку оригиналов первички, чтобы не возникало непредвиденных ситуаций: утеря или случайная порча, угроза шантажа и пропажа документов вместе с бухгалтером. Хранение первичных документов является обязанностью предприятия, а некоторые виды дел — например, ведомости начисленной заработной платы — имеют длительные сроки хранения и несут важную информацию, которая может быть затребована в любое время действующими или бывшими работниками, контролирующими органами.
Поэтому лучше передавать бухгалтеру на обработку скан-копии, а оригиналы руководителю оставлять себе. Хранение в сканированном виде позволит проверить, какие конкретно документы отправлялись бухгалтеру на обработку.
А если все-таки передаете бухгалтеру на обработку оригиналы «первички» — составьте наиболее удобный график документооборота, чтобы все архивы хранились в организации, а в обработке находилась только малая часть документов. При передаче комплекта каждый раз составляйте передаточный акт/опись документов.

Отчетность и документы, подтверждающие сдачу отчетности

Возьмите за правило раз в квартал запрашивать и получать копии сданной бухгалтером отчетности с отметкой о сдаче (квитанцией о приеме). В случае пропажи бухгалтера не потребуется оперативно восстанавливать отчетность в налоговой, все копии у вас будут на руках. По этим сканам вы всегда сможете проверить, все ли сдано в срок, какие суммы фигурируют в отчетности.

Учредительные документы, печать организации

Не передавайте оригиналы учредительной документации и основную печать организации бухгалтеру, храните у себя. Дело в том, что без учредительных документов руководителю не произвести ни одно регистрационное действие у нотариуса.

Предупрежден — значит, вооружен информацией. Желаем, чтобы такие ситуации не случались с вами, а если и случались — то с наименьшими потерями. Берегите свой бизнес!

АВТОР СТАТЬИ:
Толстикова Ксения
специалист по продвижению 1С:БО ИНТЕГРА Центр

Заказать консультацию

Ваше имя*

Телефон*

Ваш e-mail*

Нажимая на кнопку «Получить консультацию!», вы даете согласие на обработку данных, указанных в заявке

Исчез бухгалтер! Что делать?
Оценка: 5/5
Всего голосов: 1

Читайте также: