Ижевск, ул.Майская, д.29, 5-й этаж
(3412) 77-01-32

Автоматизация учета в мини-пекарне

Как владельцу автоматизировать учет в мини-пекарне (булочной), организовать позаказное производство, контролировать розничные и оптовые продажи?

Вопрос от ИП из Ижевска: Я индивидуальный предприниматель, мы с женой организовали семейный бизнес, мини-пекарню. У нас свое производство хлеба по уникальным рецептурам и своя точка продаж, а также мы начали поставлять хлеб в несколько продуктовых магазинов нашего города. В дальнейшем собираемся открыть еще несколько точек продаж и расширить ассортимент.
Мне, как хозяину, довольно сложно учитывать все взаиморасчеты с нашими партнерами, а после открытия новых точек, приема работников и расширения товарной линейки — я боюсь, что окончательно запутаюсь и потеряю контроль над ситуацией…
Какую программу вы мне посоветуете для автоматизации учета и контроля, но только чтобы это было просто и не слишком затратно в условиях нашего производства?

На вопросы в рамках услуги бесплатной консультации отвечает бизнес-консультант Толстиков Игорь Геннадьевич:

Организовать с нуля бизнес по выпечке хлеба — непростая задача, и я очень рад, что у Вас это получилось. Не останавливайтесь на достигнутом, продолжайте развивать свой бизнес. Одним из основных факторов успеха бизнеса является использование современной системы автоматизации учета всех бизнес-процессов. Только таким образом ставится на контроль движение товарных и денежных потоков. Автоматизация учета позволит оперативно получать данные, на основании которых руководитель сможет принимать своевременные и правильные решения по управлению бизнесом.

Выбор инструментов автоматизации

Автоматизация учета и управления — классическая задача. По данной тематике написана масса статей и разработано огромное количество программных продуктов. По теме «Учет в мини-пекарне» в сети интернет находятся несколько десятков решений, стоимость которых достаточно высокая. Оправданы ли будут такие вложения на этапе становления бизнеса — вопрос спорный. Важно выбрать оптимальное решение на текущий момент, но с учетом масштабирования развивающейся компании.

Задачи в зависимости от режима налогообложения

Специфика вашего бизнеса — продажа продукции собственного производства. В данном случае использование льготного специального налогового режима в виде Единого налога на вмененный доход (ЕНВД) невозможно:

  • Продажа продукции собственного производства в соответствии с определениями ст. 346.27 НК РФ не является «розничной торговлей» (см. статью блога «Налогообложение бизнеса по приготовлению и доставке еды«);
  • В магазине, где реализуются товары, нет места потребления готовой продукции. Это значит, что данный вид деятельности не подпадает под определение «объекта организации общественного питания» (ст.346.27 НК РФ).

Из этого следует, что ваша компания либо применяет УСН (необходимо вести Книгу учета доходов и расходов, рассчитывать и уплачивать ежеквартальные платежи и подавать годовую декларацию по УСН), либо ОСНО (платится НДФЛ и НДС — в этом случае расчетных задач и налоговых обязанностей гораздо больше).

Если в вашей компании есть/планируются наемные сотрудники, получающие заработную плату, то ФНС, ПФР и ФСС ждут от вас отчетность по начисленным и уплаченным налогам и взносам.

Состав программного комплекса

Учитывая специфику вашего бизнеса, я бы порекомендовал вам следующий комплекс:

1С:Бухгалтерия предприятия

Ведение налогового учета, расчет заработной платы, подготовку и сдачу налоговой отчетности реализовать в программе 1С:БП с подключенным сервисом 1С:Отчетность и передать эту часть учетных задач на аутсорсинг в специализированную бухгалтерскую компанию.

1С:Управление нашей фирмой

Для целей оперативного и управленческого учета использовать в работе программу 1С:УНФ. Решение не перегружено излишней функциональностью, его можно легко настроить под особенности производства.

Синхронизация

Для автоматической загрузки данных, необходимых для построения регистров налогового учета, подготовке и сдаче отчетности в электронной форме, необходимо настроить синхронизацию данных между программами 1С:УНФ и 1С:БП.

Опыт наших клиентов позволяет рекомендовать вам использование «облачных» версий связки 1С:УНФ + 1С:БП для автоматизации учета в мини-пекарне. Сотрудники компании обычно используют 1С:УНФ для отслеживания заказов, ввода информации, учета продаж, а бухгалтер в «облачной» 1С:БП сможет оперативно получать данные обо всех произведенных изменениях.

Методика на практике

Предлагаю далее на конкретном примере рассмотреть основные этапы работы в учетных программах для пекарни. Для начала опишем модель нашей гипотетической мини-пекарни.

Представим себе, что мы — это индивидуальный предприниматель Хлебников Г.В., который открыл мини-пекарню полного цикла под брендом «ХЛЕБНИКОФФ». Мы самостоятельно из закупленного сырья по заданной технологии производим замесы теста и выпекаем хлебобулочные изделия. У пекарни пока небольшой ассортимент продукции, но есть постоянные клиенты и заказчики.

СИСТЕМА НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ

Торговая наценка на выпускаемую продукцию составляет в среднем 50 %. С учетом операционных расходов и предполагаемого объема реализации доля себестоимости в готовой продукции составит от 20 до 40 %. Поэтому в качестве основного налогового режима используем УСН «Доходы, уменьшенные на величину расходов» (Доходы-Расходы), тем более, что с 01.01.2018 года на территории Удмуртской республики для кода ОКВЭД 10.71 введена пониженная ставка налога при УСН «Доходы-Расходы» в размере 5 % (см. Закон УР № 66-РЗ от 28.11.2017).

НОМЕНКЛАТУРА

В нашей мини-пекарне будем выпекать три сорта хлебобулочных изделий:

  • Хлеб «ДАРНИЦКИЙ»;
  • Хлеб «ГРЕЧИШНЫЙ»;
  • ХЛЕБ «ПШЕНИЧНЫЙ».

ПОСТАВЩИКИ ПРОДУКТОВ

Исходные ингредиенты для хлеба будем закупать у трех поставщиков:

  • ООО «Мукомольный завод»
  • ООО «МЕТРО Кэш энд Керри»
  • ООО «Вкусная вода»

ТОЧКИ ПРОДАЖ (РОЗНИЦА)

Реализацию хлебобулочных изделий физлицам осуществляем через собственные торговые точки:

  • Точка №1: Пекарня «ХЛЕБНИКОФФ» (ул.Майская, 29);
  • Точка №2: Магазин (ул.Ленина, 120).

КЛИЕНТЫ (ОПТ)

Будем реализовывать продукцию оптом юридическим лицам (с отсрочкой оплаты до 5 календарных дней):

  • Магазин «ВЕСНА»;
  • Супермаркет «ГАСТРОНОМ»;
  • Магазин «ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫЙ».

1. Настройка системы

1.1. Данные организации

В программе 1С:УНФ заполним основные параметры по организации (ИП):

1.2. Параметры товаров (номенклатуры)

Выпечка хлеба — производственный процесс, в котором закупаемые материалы (ингредиенты) расходуются на изготовление продукции. В результате завершения очередного производственного цикла у нас появляется товар (хлеб), который мы реализуем нашим покупателям.

Важно заранее знать нормы расхода на изготовление одной единицы или партии продукции. В нашем случае выпекать 1-2 буханки хлеба не рационально: производство продукции удобнее дробить на партии в зависимости от объема загрузки оборудования и продолжительности производственной смены.

Самый простой способ нормировать исходные продукты — составить Спецификацию (технологическую карту) на каждое изделие. Для целей учета нам понадобятся результаты расчета расхода ингредиентов согласно рецептуре и технологии. Поэтому формировать спецификации удобнее в электронных таблицах (например, в MS Eхсеl или OpenOffice Calc), взяв за основу данные, полученные из практического опыта или других источников.

В справочник Номенклатура введем данные по нашим товарам и расчётную информацию в соответствии с составленными спецификациями.

1.3. Установка цен

Определимся с ценами реализации, для этого установим два вида цен:

  1. Розничная — цена для наших торговых точек;
  2. Оптовая — цена со скидкой 10 % для магазинов наших партнеров.

2. Работа с заказами

2.1. Учет заказов

В идеале производственный процесс должен выстраиваться таким образом, чтобы запасы скоропортящихся товаров на складе были сведены к минимуму. То есть в сутки нам необходимо выпекать примерно столько хлеба, сколько требуется нашим заказчикам и сколько мы сможем продать самостоятельно. Также мы должны спланировать закупку исходных продуктов таким образом, чтобы их было достаточно для выпечки нужного количества хлеба, плюс запас на непредвиденные ситуации.

Как это сделать? Предположим, наши оптовые покупатели заказывают нам по 20 буханок каждого наименования хлеба в день. Оформим эти заказы в программе:

2.2. Расчет и пополнение запасов ингредиентов

Рассчитаем в 1С:УНФ совокупную потребность Заказчиков в нашем товаре. Утвердим рекомендации и сформируем заказ на производство. С учетом потребности наших собственных точек продаж (+10 буханок) откорректируем Заказ на производство и проведем сформированный документ:

Теперь рассчитаем потребность в продуктах, необходимых для производства нужного количества хлеба. В автоматическом режиме произведем «Расчет потребностей в запасах». Расчет заполняется на основании составленных ранее Спецификаций на выпуск продукции, с учетом имеющихся в наличии продуктов.

Сформируем Заказы для трех наших поставщиков на закупку необходимых продуктов. Откуда программа знает, у кого что покупать? Дело в том, что при заполнении справочника «Номенклатура» мы указали программе, у какого конкретного поставщика мы закупаем данный продукт. При формировании заказа на покупку для удобства округлим и скорректируем количество в большую сторону.

2.3. Поступление продуктов и расчет с поставщиками

Произведем закупку необходимых продуктов у наших поставщиков. Указанные в Заказах цены могут не соответствовать фактическим ценам поставщиков. Полученные от поставщиков приходные накладные также обработаем в программе 1С:УНФ.

После ввода приходных накладных в журнале заказов полностью выполненные заказы получили соответствующую отметку в виде зеленого кружка.

С нашими поставщиками мы рассчитываемся по безналичному расчету, по факту поставки в течение 3-х рабочих дней. На основании Заказов поставщикам создадим платежные поручение и отправим в банк на оплату. После проведения банком оплаты загрузим в программу выписку по движению денежных средств. Отметка об оплате заказа установится автоматически. Таким образом контролируется полнота выполнения заказов поставщикам, а также общие взаиморасчеты с ними.

3. Производство и реализация продукции

3.1. Заказ на производство

Ингредиенты, необходимые для производства продукции, закуплены. Направим их со склада в производство.

  1. Распечатаем документ «Требование на склад» и передадим в пекарню как руководство к действию.
  2. По факту выпуска готовой продукции сформируем документ «Производство», который введем на основании документа «Заказ на производство».
  1. Зафиксируем в документе «Производство» фактическое количество использованных продуктов.
  2. Распечатаем и подпишем материально ответственными лицами документы, регистрирующие расход продуктов и поступление готовой продукции на склад.
3.2. Реализация готовой продукции оптовым заказчикам

На основании документов «Заказ покупателя» сформируем накладные на отгрузку каждому заказчику.

Если отгрузка происходит по нескольким заказам одного покупателя, то в журнале документов «Расходные накладные» необходимо выделить несколько заказов и нажать кнопку <Оформить> расходную накладную. В этом случае в накладную будут включены все товары, указанные в заказах. Распечатанные накладные отправим вместе с товаром нашим заказчикам.

Контролируем факты отгрузки и оплаты наших заказчиков посредством Журнала заказов. Общую картину взаиморасчетов можно получить сформировав отчет «Взаиморасчеты с контрагентами».

3.3. Реализация готовой продукции через торговые точки

Автоматизация розничной торговли — это отдельная и большая тема. В условиях обязательного применения новых онлайн-касс рассказ по этой теме может вырасти до размеров учебника. В рамках данной статьи мы не будем заострять внимание на этой проблеме. В описываемой нами модели мини-пекарни будем использовать минимально необходимое оборудование.

  • На торговых точках в качестве устройств регистрации продаж установим мини-компьютеры с сенсорным экраном размером 10 дюймов (типа PiPO X10);
  • Подключим периферийное оборудование: фискальный регистратор с фискальным накопителем в соответствии с требованиями Закона № 54-ФЗ;
  • При необходимости подключим эквайринговый терминал для приема платежей по банковским картам.

Конкретные модели оборудования можно подобрать исходя из личных предпочтений, условий применения и выделенного для этой цели бюджета. Самое главное, чтобы данное оборудование было совместимо с программным обеспечением компании «1С». Перечень совместимых устройств опубликован на официальном сайте «1С».

Обеспечим компьютерам постоянное проводное подключение к сети интернет через провайдера передачи данных. Также можно подключить резервный интернет-канал через мобильного оператора связи на случай форс-мажорных обстоятельств.

Перед началом продаж проверим количество товара на складе нашей пекарни. Для этого сформируем отчет «Остатки товаров на складах».

Распределим оставшуюся продукцию по точкам продаж. Отправим 15 буханок хлеба на торговую точку №2 (Магазин «ХЛЕБНИКОФФ» на ул.Ленина, 120), оставшиеся 15 постараемся продать непосредственно в самой пекарне.

Перед отправкой товара на точку №2, до начала продаж, сформируем и распечатаем ценники. Далее оформим документ перемещения продукции на торговую точку из пекарни.

3.4. Организация работы кассира

Для регистрации розничных продаж на торговой точке воспользуемся специальной экранной формой программы 1С:УНФ, которая называется «Рабочее место кассира» (РМК). Данная экранная форма предназначена для использования на персональных компьютерах с сенсорными экранами. В правой части экрана с помощью настроек выделим специальную область для кнопок «быстрых продаж», нажатие на которые позволит переносить в чек продаваемые товары.

При оплате наличными вводим сумму оплачиваемую покупателем — программа автоматически рассчитает сдачу. Нажимаем <Пробить чек>, фискальный регистратор печатает чек ККТ и отправляет информацию в фискальный накопитель с последующей передачей в ФНС.

По окончании продаж закрываем кассовую смену. Программа автоматически «сворачивает» все оформленные чеки ККТ в документ «Отчет о розничных продажах».  Функциональные возможности программы 1С:УНФ позволяют нам в  течение дня оперативно контролировать остатки товаров на торговых точках, а также наличие денежных средств в кассах магазинов. После закрытия кассовой смены принимаем с торговой точки отчет о розничных продажах, инкассируем полученную выручку оформив приходный кассовый ордер, подтверждающий факт сдачи наличности в основную кассу организации.

4. Контроль взаиморасчетов с контрагентами

Взаиморасчеты с контрагентами контролируются непосредственно из справочника «Контрагенты». Также можно воспользоваться одним из многочисленных отчетов программы 1С:УНФ.

5. Синхронизация данных с программой 1С:БП

Обмен данными между учетными программами 1С:УНФ и 1С:Бухгалтерия предприятия происходит в автоматическом режиме. При условии правильной настройки процесса синхронизации дополнительных действий по переносу данных не требуется.

В результате синхронизации документы, оформленные в 1С:УНФ, попадают в 1С:БП. Документы, загруженные в 1С:БП, при их проведении формируют проводки по счетам бухгалтерского учета и движение по регистрам налогового учета. Используя эти данные, бухгалтерская компания, с которой у предпринимателя заключен договор на обслуживание, имеет возможность сформировать основной регистр налогового учета при использовании УСН «Книгу учета доходов и расходов».

В программе 1С:БП также формируются документы по начислению заработной платы наемным сотрудникам, готовится бухгалтерская отчетность, которая в положенные сроки представляется в контролирующие органы по коммуникационным каналам связи.

Заключение

В заключение хотелось бы сказать, что принципы автоматизации и использования программного обеспечения, описанные выше, могут подойти для компаний и ИП, вид деятельности которых предполагает «позаказное производство», например:

  • изготовление выпечки, пиццы, суши;
  • деятельность кондитерской с тортами под заказ;
  • изготовление и доставка бизнес-ланчей, салатов;
  • производство сыродавленных масел, вегетарианских продуктов и блюд;
  • производство мебели;
  • изготовление предметов одежды и аксессуаров… и т.д.

Возможности 1С:УНФ не исчерпываются описанными в данной статье возможностями, они значительно шире и позволяют автоматизировать большой спектр учетных задач.

Автоматизируйте свою пекарню

Предлагаем современные облачные решения в рамках тарифа «Программа и консультация»

АВТОР СТАТЬИ:
Толстиков Игорь Геннадьевич
Руководитель 1С:БО ИНТЕГРА Центр, бизнес-консультант

Заказать консультацию

Ваше имя*

Телефон*

Ваш e-mail*

Нажимая на кнопку «Получить консультацию!», вы даете согласие на обработку данных, указанных в заявке

Автоматизация учета в мини-пекарне
Оценка: 5/5
Всего голосов: 11

Читайте также: