Индивидуальный предприниматель Плотников А.Л. открыл свой бизнес по ремонту квартир в 2017 году (и мы публиковали статью об автоматизации такого бизнеса в нашем блоге). За последующие годы бизнес развился. Качество оказываемых услуг и адекватные цены позволили ИП сформировать широкий круг постоянных клиентов, рекомендации которых позволили привлечь новых заказчиков.

Объем заказов ИП Плотникова А.Л. начал превышать физические возможности одного человека. В результате возникла потребность нанять сотрудников и каким-то образом распределять между ними объемы работ на нескольких объектах, взятых в работу единовременно. Появился собственный склад материалов, используемых в работе, остатки которых необходимо учитывать. Все эти задачи потребовали замены учетной системы.

Для начала был составлен перечень требований, которым должна отвечать данная программа или учетная система.

Основные требования к функционалу программы:

В результате проведения ряда консультаций было принято решение перейти на систему «1С:Управление нашей фирмой» или «1С:УНФ» (облачный сервис).  После проведения ряда настроек, именно эта учетная система соответствует всем вышеуказанным требованиям.

Для наглядности давайте на конкретном небольшом примере рассмотрим реализацию данных требований в программе.

1. Номенклатура. Цены

Все виды работ и их стоимость, на основании которых составляется смета, хранятся в справочнике «Номенклатура». При необходимости можно сформировать и направить клиенту Прайс-лист на работы.

2. Полноценная CRM-система

Что самое главное в CRM-системе при организации бизнеса по ремонту квартир? Воронка продаж? Нет.

Самое главное — это зафиксировать все потенциальные контакты и зарегистрировать все события, произошедшие с клиентами, на объектах которых проводятся работы. В том числе, информацию по оплаченным суммам и проведенным ранее работам, для того чтобы при проведении новых переговоров по ремонту других объектов «вспомнить все».

В организацию обратился Прокофьев Иван Леонидович с просьбой провести ремонтные работы в его гараже. А именно залить цементный пол, провести его шлифование и сделать защитную пропитку. Все обращения клиента в нашу компанию регистрируем в специальном разделе «CRM» нашей программы «1С:УНФ» . В процессе проведения переговоров с потенциальными клиентами (лидами) их список удобно разделить на определенные категории по степени вероятности заключения договора и «переводить» лида из одной категории в другую формируя таким образом «воронку продаж».

В карточке потенциального клиента можно записать его контактные данные, а также любую информацию, которая может иметь отношение к предстоящему договору.

Все договоренности можно зафиксировать в виде событий. В том числе и переписку по электронной почте. В программе есть полноценный почтовый клиент. Все исходящие и входящие письма будут автоматически прикреплены к данному контакту. Как только с потенциальным клиентом достигнуты конкретные договоренности и переговоры перешли на этап заключения договора, лид переводится с статус «Контрагент». В программе это делается путем «перетаскивания» мышкой карточки лида в поле «Перевести в покупателя».

3. Контрагенты. Контактная информация

При переводе лида в статус Контрагента сохраняется вся контактная информация, которая была ранее внесена в программу. Для заключения договора необходимо добавить в карточку контрагента дополнительные реквизиты: ИНН, паспортные данные, место жительства. Так как эта информация является персональными данными, то в этом случае возникает необходимость составить и подписать клиентом «Согласие на обработку персональных данных». В программе такая возможность реализована в виде специального шаблона, который можно заполнить данными клиента, распечатать и подписать в момент заключения договора.

4. Проект

Для группировки всей информации по предстоящей работе на объекте строительства или ремонта удобно использовать справочник «Проект», который позволяет объединить все работы на объекте, которые могут выполняться в разное время или поэтапно. Также в справочнике удобно хранить различные файлы, которые могут содержать как графическую, так и текстовую информацию по объекту. Проект объединяет в одну группу все Заказ-наряды, созданные по одному объекту, но работы на котором целесообразно разбить на несколько этапов.

Создадим для нового клиента новый проект и назовем его по адресу местоположения, укажем предполагаемую дату начала и окончания работ. На закладке «Файлы» прикрепим к Проекту план помещения, в котором необходимо провести ремонтные работы. Здесь также можно хранить и другие файлы, связанные с объектом ремонта.

5. Договор

Сформируем договор с клиентом. Номер договора генерируется автоматически в соответствии с заранее утвержденными правилами. Текст договора формируется автоматически по шаблону, заполняется реквизитами клиента и сохраняется в формате MS Word с возможностью дальнейшей корректировки. Сформированный договор можно отправить клиенту по электронной почте для ознакомления и согласования.

6. Заказ-наряд. Расчет стоимости работ

Заказ-наряд — это основной документ системы, который фиксирует запрос на работы от клиента и подтверждает факт выполнения работ. В данный документ также вносится информация об отгружаемых в процессе проведения ремонта материалах. В журнале Заказ-нарядов наглядно представлена информация о статусе данного документа («Согласование», «В работе», «Завершен», «Отменен»), а также о состоянии оплаты работ по Заказ-наряду и другая важная информация.

Для составления сметы расходов по объекту создадим в системе документ «Заказ-наряд». Укажем дату начала и окончания работ, рассчитаем и подберем необходимые материалы, определимся с видами работ. Отправим на согласование Заказчику. В случае одобрения этот документ используем как приложение к договору с клиентом.

7. Планировщик ресурсов. Состав исполнителей заказ-наряда

При планировании работ на объекте также важно спрогнозировать загрузку ресурсов, задействованных для выполнения этого заказа, и рассчитать зарплату исполнителей. К ресурсам, в рамках данной программы, относятся машины и механизмы, которые необходимо использовать на объектах ремонта, а также сотрудники организации, которые будет непосредственно осуществлять запланированные работы.

Планировщик ресурсов позволяет проанализировать календарный план выполнения работ, на заданный период (день, неделю, месяц). Данный инструмент предоставляет возможность наглядно увидеть загрузку специалистов по дням и часам.

На представленном графике наглядно видно, что монтажник Петров А.А. (главный специалист по обустройству наливных полов), а также затирочная машина, которая необходима для шлифования бетонного пола 1 мая задействованы на другом объекте. Поэтому приступить к работе на новом объекте  они могут только со 2 мая. Монтажник Миронов П.И., который нужен Петрову А.А. в качестве помощника, также не занят 2 и 3 мая. Поэтому можем задействовать данный ресурс для проведения работ. Подобрать необходимые свободные ресурсы для выполнения работ и перенести их в заказ-наряд можно непосредственно из «Планировщика ресурсов». Необходимые для проведения работ ресурсы переносим в заказ-наряд.

8. Расчет потребности в запасах

Для обеспечения всех взятых в работу заказов на проведение строительных и ремонтных работ необходимо приобрести соответствующие материалы. В программе очень удобно сделать это используя мастер «Расчет потребности в запасах», который позволяет рассчитать дефицит материалов с учетом остатка на складе и автоматически сформировать заказы на поставку нашим поставщикам.

9. Регистрация поступления оплаты за работу и материалы

По условиям договора Заказчик обязан внести предоплату в размере стоимости материалов, используемых в процессе проведения работ. Прокофьев А.А. Вносит предоплату наличными в кассу Исполнителя. Данный факт регистрируем в программе документом «Приходно-кассовый ордер». Распечатываем документ и передаем Заказчику корешок, как факт подтверждения оплаты.

Если оплата производится перечислением денежных средств на расчетный счет, то можем из документа Заказ-наряд распечатать Счет на оплату с указанием платежных реквизитов и передать Заказчику.

10. Завершение работ на объекте

Завершение работ регистрируем в Заказ-наряде сменой его статуса на состояние «Завершен». Распечатываем Акт сдачи-приемки работ и передаем Заказчику на подписание. Закупленные материалы, которые были использованы для проведения работ, передаем заказчику на основании товарной накладной, которую также распечатываем из Заказ-наряда.

11. Расчеты с сотрудниками

В соответствии с трудовыми договорами, заключенными с работниками, размер оплаты за работу исполнителям составляет 60 % от суммы, которую клиент оплачивает нашей организации. В программе предусмотрена возможность автоматического расчета этих сумм по каждому Заказ-наряду. При необходимости данную сумму можно скорректировать на коэффициент трудового участия (КТУ) каждого конкретного исполнителя работ.

Все начисленные суммы суммируются в течение расчетного месяца и выплачиваются по платежной ведомости наличными из кассы или переводом на банковский счет работника. Для соблюдения норм трудового законодательства сумма должна выплачиваться двумя частями. Для решения данного вопроса в трудовом договоре предусмотрена выплата заработной платы частями.

Если у сотрудника возникают вопросы по начислению сдельной заработной платы, то для расшифровки начисленной суммы в программе предусмотрена возможность сформировать отчет «Начисления и удержания» с группировкой по Заказ-нарядам и детализацией работ, проведенных конкретным сотрудником.

12. Склад. Контроль остатков

Если компания, занимающаяся строительством и ремонтом, имеет собственный склад материалов, возникает необходимость поставить под контроль поступление и расходование товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Все поступления материалов на склад оформляем документом «Приходная накладная» от поставщика. Указание Заказ-наряда в табличной части документа позволяет нам резервировать данные ТМЦ под конкретный Заказ-наряд на случай предотвращения его использования для других целей. Остатки ТМЦ контролируем посредством специальных отчетов, которых в программе большое количество.

13. Взаиморасчеты с Заказчиками

Контроль взаиморасчетов с поставщиками и заказчиками осуществляем при помощи различных отчетов, которые наглядно демонстрирует наличие или отсутствие задолженности как со стороны контрагентов, так и нашей перед ними.

Выводы

Таким образом использование программы «1С:Управление нашей фирмой» в сервисе «1С:БухОбслуживание» соответствует всем требованиям, перечисленным в начале данной статьи, и позволяет поставить по контроль практически все бизнес-процессы в организации, занимающейся строительством и ремонтом.

По вопросам внедрения и настройки  «1С:УНФ», просим обращаться по телефону: (3412) 77-01-32