Вопрос от ИП: «Здравствуйте! Я индивидуальный предприниматель и занимаюсь евроремонтом квартир. Мои заказчики — физические лица. Перед началом работ я обсуждаю с ними смету работ и заключаю договора. В дальнейшем я занимаюсь закупкой расходных материалов, а также организую работу на объектах, для чего привлекаю подрядчиков-предпринимателей для проведения специальных работ.

Меня интересует следующее:

1. Как мне взять под контроль взаиморасчеты с моими заказчиками, которые выдают мне авансы на приобретение материалов и оплату работ? Очень часто они просят предоставить подробные отчеты о затратах и завершенных работах.
2. Как мне контролировать взаиморасчеты с моими мастерами-подрядчиками, которые могут одновременно работать на нескольких объектах?
3. Как одновременно с этим мне мне вести налоговый учет, и сдавать регламентированную отчетность?

Я прочитал на вашем сайте, что для ведения учета вы предлагаете использовать облачную версию программы “1С:Предприниматель”. У меня нет офиса, нет своего бухгалтера и других наемных сотрудников, которые вводили бы и обрабатывали в программе документы. Тем не менее я готов потратить примерно 1-2 часа в день, чтобы после работы фиксировать необходимые события моего бизнеса. Как вы считаете, подойдет мне эта программа?»

На вопросы в рамках услуги бесплатной консультации отвечает бизнес-консультант Толстиков Игорь Геннадьевич:

В рамках тарифного плана «Программа и консультация» Центр бухгалтерского обслуживания «ИНТЕГРА» предоставляет в пользование клиентам программу 1С:Предприниматель. Данная программа является универсальной учетной системой и предназначена не только для ведения бухгалтерского учета и сдачи налоговой отчетности, но и с успехом может использоваться для решения управленческих задач.

Соблюдение требований налогового законодательства

Если вы занимаетесь или собираетесь заниматься ремонтом квартир, либо другими подобными работами, рекомендую вам применять для этого вида предпринимательской деятельности патентную систему налогообложения (ПСН) по виду деятельности: «Реконструкция или ремонт существующих жилых и нежилых зданий, а также спортивных сооружений». Рассчитать стоимость данного вида патента в вашем регионе можно на официальном сайте ФНС по адресу: https://patent.nalog.ru.

В качестве мастеров-субподрядчиков рекомендую заключать договора с гражданами (не ИП), которые зарегистрированы в ФНС в качестве плательщиков налога на профессиональный доход (самозанятые).

Если вы прислушаетесь к данным рекомендациям, то это позволят вам не только сэкономить на уплате налогов, но и убережет Вас от возможных претензий со стороны контролирующих органов. Обосную свои советы:

1. В соответствии с Федеральным законом №54-ФЗ от 22.05.2023 (далее — Закон 54-ФЗ) любые (наличные, безналичные и пр.) финансовые расчеты с физическими лицами должны регистрироваться с применением контрольно-кассовой техники (ККТ). Исключением из этого правила является освобождение от применения ККТ организаций и индивидуальных предпринимателей с учетом специфики своей деятельности или особенностей местонахождения в соответствии с п.2 Закона 54-ФЗ. В том числе от обязательного применения ККТ освобождаются ИП применяющие патентную систему налогообложения (ПСН) по видам деятельности закрепленных в пп.2.1, п. 2 Закона 542-ФЗ. Вид деятельности «Реконструкция или ремонт существующих жилых и нежилых зданий, а также спортивных сооружений» включен в вышеуказанный пункт.
2. ИП на ПСН может оказывать услуги или выполнять работы исключительно собственными силами с использованием труда своих работников, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор. Поэтому привлечение в качестве субподрядчиков других ИП или юрлиц не предусмотрено положениями НК РФ. Такое мнение изложение в письме Минфина России от 01.09.2023 № 03-11-11/83513, от 11.06.2021 № 03-11-11/46562). Суды разделяют такой подход, полагая, что юрлица и другие ИП не могут считаться наемными работниками (постановления Арбитражного суда Московского округа от 30.01.2024 № Ф05-34045/2023, от 23.01.2024 № Ф05-29939/2023).
   Но ИП на ПСН вправе привлекать самозанятых физических лиц, не ИП, зарегистрированных в ФНС в качестве плательщиков налога на профессиональный доход и производить расчеты с ними переводя им денежные средства со своего расчетного счета непосредственно на карту мастера-субподрядчика;
3. Статус плательщика налога на профессиональный доход также позволит мастерам-субподрядчикам при получении денежных средств от ИП не применять ККТ для регистрации оплаты (п.2.2, ст.2, Закона 54-ФЗ).

Данные для учета

Перед началом использования программы необходимо определиться с методикой, в соответствии с которой в программу будут вводиться и обрабатываться учетные данные.

Ремонтные работы на объектах, которые проводят мастера-частники, у которых нет своего офиса и наемных работников — довольно распространенная практика. Специфика проводимых работ не позволяет им фиксировать все факты деятельности в компьютерной программе в режиме реального времени. В сделке не обойтись без формирования и распечатывания бумажных документов, но на месте проведения работ это не всегда удобно. Тут нужен здравый компромисс, а для этого необходимо максимально упростить задачи, отказавшись от некоторых контуров классического учета.

Исключив складской учет ТМЦ и взаиморасчеты с Поставщиками, мы в значительной степени можем сократить количество регистрируемых хозяйственных операций, и тем самым упростить общий учет.

Методика на практике

Попробуем на примере гипотетического предпринимателя ИП Темникова Г.В. продемонстрировать использование программы 1С:Предприниматель для решения учетных задач.

1. Предварительная настройка программы

Для полноценной работы в программе 1С, на этапе ее предварительной настройки, необходимо выполнить следующие действия:

• Заполнить регистрационные данные индивидуального предпринимателя (Ф.И.О., ИНН, ОГРНИП, реквизиты расчетного счета, и т.п.), безкоторых не сформировать правильные документы (Договора, Акты, Накладные и т.п.).
• Настроить автоматический обмен данными с банком по движению денежных средств на расчетном счете.
• Заполнить справочник “Номенклатура” с указанием актуальных цен на ремонтные работы. Сделать это можно посредством загрузки списка из файла MS Excel.
• Разработать и подготовить в программе типовой шаблон договора с клиентом на проведение работ.
• Разработать и подготовить в программе типовой шаблон договора с мастером-субподрядчиком.
• Ввести в программу данные по остаткам денежных средств на расчетном счете и в кассе.

2. Регистрация сделки

Итак, представим, что мы — это индивидуальный предприниматель Темников Г.В., который получил от физлица Антонова П.П. заказ на ремонт комнаты на объекте по адресу: «ул. Ленина, 20-43».

Размеры комнаты 5 х 4 м, высота потолков — 2,5 м. Необходимо произвести следующие работы:

• установить две настенные электрические розетки;
• произвести укладку ламината;
• оклеить стены обоями.

Мы привлечем двух мастеров-субподрядчиков для проведения работ: укладка ламината и поклейка обоев. Услуги в части прокладки электрокабеля и монтажа настенных розеток произведем самостоятельно, так как ИП Темников Г.В. имеет соответствующий допуск на проведение электротехнических работ.

3. Предварительный расчет стоимости работ

Смета (предварительная калькуляция) — это неотъемлемая часть этапа проектирования любых строительных работ. По составлению смет разработано большое количество программ. Можно пользоваться любой из представленных на данном рынке. Наиболее простым и самым распространенным решением является использование электронных таблиц MS Excel.

А мы для целей составления предварительной калькуляции воспользуемся документом «Коммерческое предложение» программы 1С:Предприниматель. Чем этот способ удобнее? Во-первых, весь перечень работ с расценками мы уже загрузили в программу в справочник «Номенклатура». Во-вторых, в документе «Коммерческое предложение» есть возможность составить несколько вариантов наборов работ, которые можно сохранить в файле и отправить Заказчику на рассмотрение и согласование.

После проведения переговоров с Заказчиком об объеме работ на объекте создаем в программе новый документ «Коммерческое предложение» и заполняем его состав необходимыми позициями из справочника «Номенклатура».

Так, как в процессе переговоров Заказчик выразил желание рассмотреть 2 варианта стоимости работ: «с разводкой электрических сетей» и «без разводки». В программе подготовим две версии с различной стоимостью. Печатные формы этих версий сохраним в виде файла и отправим Заказчику по электронной почте для согласования и выбора окончательного варианта.

После ознакомления Заказчик утвердил тот вариант сметы, который предусматривает разводку электрической сети. Теперь можно формировать Договор на проведение строительно-монтажных работ на объекте.

4. Формирование Договора на работы

Для создания Договора воспользуемся замечательной возможностью программы — сформируем по заранее подготовленному шаблону Договор с Приложением. Для этого на основании Коммерческого предложения создаем документ «Счет покупателю», и распечатываем бумажную форму Договора с Приложением.

Все реквизиты договора (Ф.И.О. Заказчика, адрес, телефон и т.п.) подставляются в Договор автоматически из программы:

5. Регистрация предоплаты по договору

В соответствии с условиями договора Заказчик Семенов И.П. до начала работ должен внести предоплату. По предварительной договоренности эта сумма составляет 40 000 рублей.

Оформим эту операцию вручную. Для этого нам удобно всегда иметь с собой пакет бумажных бланков приходно-кассовых ордеров (ПКО), но лучше пакет специальных бланков «Документов расчета», как того требует Закон № 54-ФЗ. Заполним бланк. Отрывную часть ПКО с подписью передаем клиенту, корешок ПКО оставляем у себя для контроля. В шаблон бланка, при желании, можно добавить дополнительную информацию и превратить его в полноценную расписку в получении денежных средств.

Вечером, или при любой представившейся возможности сесть за компьютер, на основании корешка бланка внесем данные в программу 1С:Предприниматель.

6. Приобретение ТМЦ в магазинах стройматериалов

В соответствии с планом работ на объекте ИП Темникову Г.В. нужно провести работы по прокладке кабеля и монтажу настенных розеток и закупить расходные материалы. Все покупки материалов в магазинах и на складах оформляются в виде товарных чеков или накладных, которые необходимо сохранить и в дальнейшем обработать в программе.

Обработка состоит из двух этапов:

1. фиксация факта расхода денежных средств;
2. регистрация данных документов при оформлении Акта выполненных работ с предъявлением его Заказчику.

После покупки стройматериалов, для регистрации расхода денежных средств из кассы введем в программе документ «Выдача наличных» на всю сумму покупок: 1750 руб. Вводить документ на каждый товарный чек нет необходимости. В качестве получателя платежа заведем контрагента «Магазины ТМЦ» которого будем использовать во всех случаях регистрации покупки ТМЦ.

Статью движения денежных средств «Деньги Ленина 20-43» укажем для уточнения остатка денег по конкретному объекту строительства (поле «Комментарий» можно также использовать для ввода дополнительной информации. В разделе “Расчеты” укажем, что по этой операции не будет закрывающих документов, так как нас не интересуют взаиморасчеты с контрагентом “Магазины ТМЦ”.

7. Актирование этапа работ

После проведения какого-либо этапа работ имеет смысл его заактировать, осуществить промежуточную сдачу-приемку работ Заказчиком.

Зачем это нужно? Во-первых, в случае фактического превышения расходов денежных средств над расчетными, мы можем аргументированно доказать Заказчику необходимость внесения следующего аванса. Во-вторых, мы тем самым продемонстрируем клиенту серьезность подхода к вопросу ремонта квартиры. В-третьих, можем отдать Заказчику лишние бумажные документы (товарные чеки, накладные и проч.) оставив себе подписанный экземпляр Акта. Кроме работ по монтажу электрооборудования, в Акте укажем стоимость закупленных и использованных ТМЦ. Для этого в табличную часть документа внесем сумму по товарным чекам, которые после распечатки Акта прикладываем к одному из экземпляров Акта и передаем Заказчику.

Таким образом мы обеспечиваем прозрачность произведённых расходов.

8. Взаиморасчеты с мастерами-субподрядчиками

Для проведения работ по укладке ламината мы привлечем субподрядчика Леонова Антона, который зарекомендовал себя как профессионал в этом деле. Закупку и доставку необходимого количества ламината и других расходных материалов произведем заранее, сохраним Товарный чек. Расходы на приобретение ТМЦ оформим документом «Выдача наличных» как и в предыдущем случае.

По окончании работ по укладке ламината, после принятия работ Заказчиком, необходимо произвести расчеты с Леоновым Антоном. Для этого заранее оформим и распечатаем в программе два документа.

1. Поступление услуг (Акт об оказании услуг за Поставщика) на сумму 13 800 руб.
2. Расходный кассовый ордер (РКО) на сумму оказанных услуг 13 800 руб.:

Акт оказания услуг и РКО удобно распечатать на одном листе с двух сторон.

Таким образом, после расчетов с укладчиком Леоновым Антоном и подписания документов, в нашем экземпляре Акта зафиксируется информация о проведенных работах и факте выплаты денежных средств за указанные работы.

После проведения очередного этапа работ оформим для Заказчика Акт сдачи-приемки работ, в котором зафиксируем все произведенные расходы по данному этапу. Для удобства заполнения воспользуемся уникальной возможностью программы 1С:Предприниматель — скопируем табличную часть документа «Поступление» (услуги субподрядчика) в документ «Реализация».

Заполним документ остальными произведенными расходами. Распечатаем, приложим товарные чеки и подпишем Заказчиком.

9. Сверка взаиморасчетов с Заказчиком

Перед проведением последнего этапа работ проверим наши взаиморасчеты с Заказчиком. Для этого сформируем документ «Акт сверки».

Как видим, после подписания последнего Акта сдачи-приемки работ у Заказчика образовалась перед нами задолженность. Предложим Заказчику произвести следующий платеж, приложив в качестве подтверждающего документа сформированный Акт сверки. Получение очередного аванса 20 000 руб. оформим вручную, а затем обработаем в программе. После регистрации платежа посмотрим как формируется Акт сверки:

Теперь денежных средств для продолжения работ достаточно.

10. Закупка ТМЦ мастером-подрядчиком

Для проведения последнего этапа работ по оклейке стен обоями пригласим очередного мастера-субподрядчика — маляра Кузнецову Светлану.
Вопросы закупки обоев Светлана решает вместе с Заказчиком, для чего они вместе выезжают в специализированный магазин для выбора подходящего производителя, цвета и рисунка обоев. На приобретение обоев выдадим Светлане аванс в размере сметной стоимости обоев 20 800 рублей — оформим это вручную, заполнив РКО, который в дальнейшем обработаем в программе.

По окончании работ по оклейке обоев оформим документ «Поступление услуг», в котором кроме работ укажем товарный чек (Светлана передала его после покупки) на сумму фактической стоимости обоев и других расходных материалов.

Для расчетов с мастером-субподрядчиком Светланой сформируем документ «Акт сверки». Это удобно тем, что в Акте-сверки указываются все документы, суммы из которых участвуют в расчете.

Как видим по Товарному чеку из магазина, аванса 20 800 руб. на покупку обоев за 21 600 руб. оказалось недостаточно. После оказания услуг маляра на сумму 17 100 руб., итоговая задолженность перед Светланой (с учетом долга оплаты за материалы 800 руб.) составила 17 900 рублей.

Рассчитаемся со Светланой, зарегистрировав данный факт документом «Расходный кассовый ордер». К нему можно приложить также распечатанный Акт сверки расчетов, в котором будет указано отсутствие задолженности перед мастером-субподрядчиком.

Точность и прозрачность расчетов с подрядчиками предотвращает возможные ошибки и укрепляет взаимное доверие в бригаде, что очень важно при подобной организации работ.

11. Завершение работ по договору. Окончательные расчеты

После проведения итоговых работ сформируем документ «Реализация», в который скопируем данные из документа «Поступление» нашего подрядчика. Сформируем также Акт сверки расчетов.

Таким образом, после погашения Заказчиком оставшейся задолженности в размере 21 200 руб. и подписания завершающего Акта, можем считать работы на объекте законченными. Необходимости подписывать общий Акт по договору нет. Но если клиент настаивает, то можно оформить документ, в котором указать общую сумму с приложением копий промежуточных актов.

Остается вопрос: сколько же мы заработали на собственных услугах на текущий момент? Самое простое — это проверить деньги в кассе. Для этого сформируем соответствующий отчет, детализировать данную сумму можно в отчете «Анализ движения денежных средств».

Также в программе «1С:Предприниматель» существует большое количество аналитических отчетов. Например отчет «Анализ продаж» в котором можно посмотреть рейтинг работ и услуг, которые дали максимальный и минимальный доход. Но в силу большого упрощения учета, о котором мы договорились выше эти отчеты не все будут достаточно информативны.

Налоговый учет, уплата налогов и отправка регламентированной отчетности

Налоговый учет у индивидуального предпринимателя применяющего патентную систему налогообложения (ПСН) не сложен. Для этого нужно регистрировать в программе все операции прихода денежных средств, как наличные так и безналичные. На основании этой информации, в конце налогового периода (срока окончания применения ПСН), можно сформировать «Книгу доходов по патентной системе налогообложения», которая является основным регистром налогового учета и может быть затребована ФНС для проверки финансовой деятельности предпринимателя.

Сложность учета заключается в том, что кроме этого нужно контролировать не мало других финансовых показателей, не соблюдение или превышение которых может создать для предпринимателя серьезные налоговые риски и обернуться крупными штрафами. В том числе: превышение лимита дохода, получение дохода по иному чем ПСН виду деятельности, факт выплат гражданам, которые являются самозанятыми и другие риски.

В связи с этим, самым оптимальным вариантом является заключение договора бухгалтерского обслуживания, на основании которого сторонняя организация возьмет на себя контроль за соблюдением требований налогового законодательства. Тем более что в рамках данного договора компания может предоставить предпринимателю облачную версию программы «1С:Предприниматель» бесплатно, а совместная работа предпринимателя и бухгалтера позволит сократить время на обработку первичных документов и создаст возможность дополнительного контроля за качеством введенных данных.

Выводы

В заключение хотелось бы обратиться к тем предпринимателям, которые считают, что программа для ведения оперативного управленческого учета им не нужна: «достаточно иметь хорошую память и делать пометки в блокноте». Ведение учета в таких блокнотах становится проблематичным, если ремонтные и отделочные работы проводятся сразу на нескольких объектах (квартиры, офисы, загородные дома) — возникают сложности, если на подряде одновременно несколько десятков человек.

В конце концов, рынок строительных услуг переполнен предложениям от индивидуальных предпринимателей и частных лиц, все они предлагают свои услуги, демонстрируя качество работ на уже готовых объектах. Расценки примерно у всех одинаковые. И редко кто из них предложит клиенту прозрачную систему контроля расходования выданных авансов, хотя такой аргумент для Заказчика может иметь решающее значение на этапе выбора ремонтной бригады. И чем выше общий бюджет по объекту, тем этот аргумент кажется существеннее…

Все вышесказанное еще раз подтверждает мысль о том, что программа «1С:Предприниматель» может с успехом использоваться для решения учетных задач в малом бизнесе, даже в таких областях, как строительство и ремонт квартир. А в сочетании с договором бухгалтерского обслуживания все это позволит предпринимателю оптимизировать свои бизнес-задачи, сэкономить денежные средства, а также исключить налоговые риски.