С 1 января 2020 года вступили в силу изменения, связанные с представлением сведений о трудовой деятельности в электронном виде (Федеральные законы № 439-ФЗ от 16.12.2019, № 436-ФЗ от 16.12.2019).
Весь 2020 год является переходным периодом на электронные трудовые книжки, и граждане могут самостоятельно выбрать — продолжать использовать бумажную версию трудовой книжки или полностью перейти на электронную. Так или иначе, но электронная трудовая книжка появится с 01.01.2021 года у каждого, кто работает по ТК РФ.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (далее ЭТК) — некое упрощенное определение для записей о трудовой деятельности гражданина, хранимых в базе данных на серверах ПФР. Эти записи используются вместо бумажной трудовой книжки или ведутся параллельно с ней. В ЭТК будут вноситься почти все сведения, которые содержит бумажная трудовая книжка: место и периоды работы; должность и квалификация; даты приема, увольнения, перевода на другую работу; основания прекращения трудового договора.
Просмотреть сведения ЭТК можно будет в личном кабинете на сайте ПФР, на портале Госуслуг, через соответствующие приложения для смартфонов, запросить в МФЦ. При необходимости сведения ЭТК будут предоставляться владельцу в виде бумажной выписки (таблицы).
Подробнее об ЭТК читайте на сайте ПФР: http://www.pfrf.ru/etk
Что должен сделать работодатель?
Обязанность работодателя — уведомить подчиненных о нововведениях, рассказать им о возможности выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой и собрать подписанные документы от работников.
Уведомите сотрудников об ЭТК
Не позднее 31 октября 2020 г. работодатель должен в письменной форме уведомить каждого работника (п.2 Постановления Правительства РФ № 887 от 19.06.2020). Необходимо донести до работников следующую информацию:
- что изменилось в законодательстве;
- о возможности перевода сведений из бумажной трудовой книжки в электронную;
- о наличии у них права сохранить бумажную трудовую книжку (в таком случае трудовая книжка будет вестись и в старом, и в новом формате одновременно).
Для этого следует издать соответствующее письменное уведомление и ознакомить под роспись с ним всех работников, устроенных по основному месту работы. Тех работников, кто работает на «удаленке», можно уведомить, отправив почтой письмо с уведомлением с описью вложения.
Если вообще не уведомить работников, проверяющие инспекторы уже с начала 2021 года могут назначить штраф за нарушение норм трудового законодательства по ч.1 ст.5.27 КоАП: для организаций он составит от 30000 до 50000 руб., для должностных лиц и ИП — от 1000 до 5000 руб.
Получите от работников заявления
Не позднее 31 декабря 2020 г. работники должны написать на имя работодателя заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о полном переходе на ЭТК. Сведения о поданном работником заявлении будут включаться в сведения о его трудовой деятельности, передаваемые в ПФР (ч.2 ст.2 Федерального закона № 439-ФЗ от 16.12.2019). Форма заявлений законом не установлены, каждый работодатель может утвердить их самостоятельно.
- Тем, кто напишет заявление о полном переходе на ЭТК, выдайте их трудовые книжки на руки в течение 3 рабочих дней (Письмо Минтруда № 14-2/В-260 от 13.03.2020). Причем в книжках должна быть запись о подаче работником заявления о предоставлении работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ. Ответственность за такую книжку работодатель больше не несет. После написания такого заявления возможность в последующем вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге в ТК РФ не предусмотрена.
- Книжки тех, кто написал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.
- Если в течение 2020 года сотрудник не обратился ни с одним из указанных заявлений, его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (ч.2 ст.2 Закона № 439-ФЗ).
- Если сотрудник устроен у вас как СОВМЕСТИТЕЛЬ, уведомление ему направить обязательно, а соответствующее заявление работник должен направить по ОСНОВНОМУ МЕСТУ работы.
Направьте заявления в бухгалтерию
После получения от сотрудников заявлений направьте их бухгалтеру на обработку, бухгалтер до конца года должен отправить в ПФР информацию о решении всех работников, устроенных по основному месту работы (отчет СЗВ-ТД — «Сведения о трудовой деятельности»).