Ижевск, ул.Майская, д.29, 5-й этаж
(3412) 77-01-32

Как автоматизировать учет доставки готовой еды

Автоматизация учетных задач для владельца бизнеса по приготовлению и доставке еды

Вопрос для консультации:
Я и мой друг — профессиональные повара. Несколько лет мы проработали в сфере общепита — в кафе, ресторанах.
В этом году решили открыть собственный бизнес по приготовлению и доставке готовой еды. Рацион блюд будет рассчитан на принципах правильного питания с учетом индивидуальных особенностей клиентов. Доставку планируем осуществлять непосредственно на адрес заказчика. Возможно, в будущем арендуем отдел в торговом центре или откроем свой магазин.

1) Какую систему налогообложения Вы можете посоветовать нашему будущему предприятию?
2) Также хотелось бы получить рекомендации в плане автоматизации сбора заказов, учета производства, а также контроля доставки о оплаты заказов.

На вопросы в рамках услуги бесплатной консультации отвечает бизнес-консультант Толстиков Игорь Геннадьевич:

Вопросы по применению различных налоговых режимов при производстве и продаже готовой еды с доставкой до клиента мы достаточно подробно рассмотрели в статье «Налогообложение бизнеса по приготовлению и доставке еды». К этому стоит лишь добавить, что в настоящее время нами разработаны рекомендации, практическое применение которых позволит оптимизировать налоговую нагрузку для данного вида бизнеса. Но это отдельный разговор — приходите в гости, поговорим на эту тему…

Что касается вопроса автоматизации учета приготовления и доставки готовой еды, то для понимания всего процесса разобьём задачу на этапы и рассмотрим каждый из них в отдельности.

Итак, учетные задачи по доставке готовой еды можно разделить на следующие этапы:

  1. Определение состава блюд.
  2. Прием и регистрация заказов клиентов.
  3. Расчет потребностей производства.
  4. Поступление ингредиентов на склад (кухню).
  5. Производства продукции.
  6. Доставка продукции клиентам.
  7. Формирование и сдача регламентированной отчетности в контролирующие органы.
  8. Если в нашей компании планируются наемные сотрудники, к вышеперечисленным этапам следует также добавить расчет заработной платы.

Состав программного комплекса

Учитывая специфику бизнеса, хочу порекомендовать использование следующего программного обеспечения:

  • 1С:Бухгалтерия предприятия (1С:БП) — решение задач бухгалтерского и налогового учета, расчета заработной платы, подготовки и сдачи регламентированной отчетности в контролирующие органы;
  • 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) — решение всех остальных задач оперативного учета и контроля.

Для успешного формирования регистров бухгалтерского и налогового учета, подготовки и сдаче регламентированной отчетности в электронной форме, необходимо настроить выгрузку оперативных данных из 1С:УНФ в 1С:БП. На начальном этапе развития бизнеса, с целью минимизации первоначальных затрат, удобнее всего использовать «облачные» версии этих программных продуктов. Также целесообразно передать ведение бухгалтерского и налогового учета в программе 1С:БП на аутсорсинг в специализированную компанию, а оперативный учет вести в 1С:УНФ.

Далее на конкретном примере рассмотрим вышеназванные этапы работы в учетных программах и опишем модель нашего предприятия.

Технология ведения учета

Исходные данные:

Представим себе, что мы — это Индивидуальный предприниматель Хлебников Г.В., который год назад открыл мини-пекарню, а сейчас решил расширить свой бизнес и заняться производством и доставкой готовой еды.

Наши клиенты — это физические лица, в основном офисные работники, которые следят за своим здоровьем, но не располагающие свободным временем для приготовления себе полноценного трехразового питания с расчетом необходимой калорийности блюд. Ознакомившись на нашем сайте с подробностями составления рациона, клиент может сделать заказ.

Заказы будем принимать непосредственно через интернет-сайт, по телефону или через социальные сети. При приеме заказов через интернет-сайт воспользуемся уникальной возможностью программы 1С:УНФ для создания интернет-магазина и синхронизации данных между ним и программой. С техническими подробностями этой функции можно ознакомиться на официальном сайте компании «1С».

При приеме заказов по телефону или социальные сети, диспетчер будет фиксировать заказ вручную непосредственно в программе. Заказы стоимостью более 300 руб. будем доставлять бесплатно. Доставкой занимаются курьеры.

Закупку необходимых ингредиентов будем осуществлять у трех основных поставщиков: ООО «МЕТРО Кэш энд Керри», ООО «Вкусная вода», ООО «Упаковка».

1. Определение состава блюд

В производство запустим три основных комплексных обеда:

1. Комплекс «ЛАЙТ»

Салат, горячее с гарниром, хлеб

Калорийность: 600 кКал/порция
Вес: 400 г
Цена: 250 руб.

2. Комплекс «МЕДИУМ»

Суп, горячее с гарниром, хлеб

Калорийность: 700 кКал/порция
Вес: 550 г
Цена: 300 руб.

3. Комплекс «СТАНДАРТ»

Салат, суп, горячее с гарниром, хлеб

Калорийность: 800 кКал/порция
Вес: 650 г
Цена: 350 руб.

В справочник Номенклатура введем данные по нашей продукции. На каждый комплекс составим спецификацию в соответствии с нашими расчетами веса и калорийности готовых блюд:

2. Прием и регистрация заказов клиентов

Предварительные заказы на доставку комплексов на следующий день будем принимать с 11:00 до 20:00. Для регистрации заказа, поступившего от клиента по телефону или через социальные сети, воспользуемся документом «Заказ покупателя». Заказы, поступившие с интернет-сайта, будут появляться в программе автоматически.

Итак, нам поступили три заказа от наших постоянных клиентов:

  1. Фролов Петр Петрович позвонил и заказал на завтра Комплекс «Лайт» в количестве 1 шт.;
  2. Юрков Владислав Иванович через социальные сети заказал Комплекс «Медиум» 3 шт. на завтра для себя и двух своих коллег;
  3. Яковлев Михаил Михайлович сделал заказ с интернет-сайта на 2 Комплекса «Стандарт» (разного состава, №1 и №2) на 2 дня вперед.

Диспетчер нашей компании отметит особенности оплаты заказа и доставки по указанному адресу, в зависимости от пожеланий клиента:

3. Расчет потребностей производства

Закончим прием заказов и приступим к планированию производства. Для этого воспользуемся штатной процедурой 1С:УНФ «Расчет потребности в запасах», которая автоматически сформирует «Заказ на производство»:

Для удовлетворения потребностей нашего производства (кухни) в обеспечении выполнения всех заказов произведем расчет закупки необходимого количества ингредиентов:

4. Поступление продуктов

Откорректируем количество продуктов в заказе таким образом, чтобы экспедиторам не пришлось покупать «0,003 кг лимона». Распечатаем заказы и передадим в доставку, либо отправим по электронной почте в случае доставки силами самого поставщика.

Факт поступления заказанных ингредиентов зарегистрируем в программе документом «Приходная накладная» с фиксацией фактических цен закупки. Актуальные цены закупки сохранятся в системе и в дальнейшем автоматически подставятся в при формировании следующего заказа поставщику:

5. Производство продукции

Ингредиенты, необходимые для выпуска продукции поступили на склад (кухню), можно приступать к приготовлению блюд. Распечатаем наши заказы клиентов и передадим их на кухню для приготовления и фасовки. По факту приготовления оформим документ «Производство». После его проведения готовые комплексы появятся на складе, а ингредиенты будут списаны с учета:

6. Доставка продукции Клиентам и регистрация оплаты

Для автоматического формирования отгрузочных документов и передачи экспедитору на доставку заказов воспользуемся документом «Маршрутный лист», который вместе с товаросопроводительными документами (накладными, либо товарными чеками) распечатаем для экспедитора. Печать всего пакета документов осуществляется из формы «Маршрутный лист».

После вручения заказов клиентам и получения от них оплаты экспедитор должен отчитаться об этом факте и сдать полученную выручку в кассу. Документы регистрации оплаты сформируются автоматически:

7. Отчеты

Для контроля оплаты клиентами заказов, контроля взаиморасчетов с поставщиками, анализа закупок продуктов можно воспользоваться различными отчетами программы 1С:УНФ, например:

Ведение налогового и бухгалтерского учета. Сдача отчетности

Обмен данными между учетными программами 1С:УНФ и 1С:БП происходит в автоматическом режиме. При условии правильной настройки процесса синхронизации дополнительных действий по переносу данных не требуется.

В результате синхронизации документы, оформленные в 1С:УНФ, попадают в 1С:БП. Документы, загруженные в 1С:БП, при их проведении формируют проводки по счетам бухгалтерского учета и движение по регистрам налогового учета. Используя эти данные, компания, с которой заключен договор на бухгалтерское обслуживание, имеет возможность сформировать основные регистры учета и представить регламентированную отчетность в контролирующие органы.

АВТОР СТАТЬИ:
Толстиков Игорь Геннадьевич
Руководитель 1С:БО ИНТЕГРА Центр, бизнес-консультант

Читайте также: