Вопрос от ИП: «Здравствуйте! Я индивидуальный предприниматель и занимаюсь евроремонтом квартир. Мои заказчики — физические лица. Перед началом работ я обсуждаю с ними смету работ и заключаю договора. В дальнейшем я занимаюсь закупкой расходных материалов , а также организую работу на объектах, для чего привлекаю подрядчиков-предпринимателей для проведения специальных работ.

Меня интересует следующее:

1. Как мне взять под контроль взаиморасчеты с моими заказчиками, которые выдают мне авансы на приобретение материалов и оплату работ? Очень часто они просят предоставить подробные отчеты о затратах и завершенных работах.
2. Как контролировать взаиморасчеты с моими мастерами-подрядчиками, которые могут одновременно работать на нескольких объектах?
3. Как ИП на патентной системе налогообложения, я обязан вести Книгу доходов по ПСН. Как мне автоматизировать данный процесс, чтобы не заполнять эту книгу вручную?

Я прочитал на вашем сайте, что вы предлагаете использовать облачную версию программы 1С:Предприниматель. У меня нет офиса и наемных сотрудников, которые будут обрабатывать в программе документы. Тем не менее я готов потратить примерно 1-2 часа в день, чтобы после работы, фиксировать необходимые данные. Как вы считаете, подойдет мне эта программа?»

На вопросы в рамках услуги бесплатной консультации отвечает бизнес-консультант Толстиков Игорь Геннадьевич:

В рамках тарифного плана «Программа и консультация» Центр бухгалтерского обслуживания «ИНТЕГРА» предоставляет в пользование клиентам программу 1С:Предприниматель. Данная программа является универсальной учетной системой и предназначена не только для ведения бухгалтерского учета и сдачи налоговой отчетности, но и с успехом может использоваться для решения управленческих задач.

Данные для учета

Перед началом использования программы необходимо определиться с методикой, в соответствии с которой в программу будут вводиться и обрабатываться учетные данные.

Ремонтные работы на объектах, которые проводят мастера-частники, у которых нет своего офиса и наемных работников — довольно распространенная практика. Специфика проводимых работ не позволяет им фиксировать все факты деятельности в программе в режиме реального времени. В сделке не обойтись без оформления бумажных документов, но на месте проведения работ это не всегда удобно. Тут нужен здравый компромисс, а для этого необходимо максимально упростить задачи, отказавшись от некоторых разделов учета.

Исключив учет ТМЦ и взаиморасчеты с Поставщиками, мы в значительной степени можем сократить количество регистрируемых хозяйственных операций и тем самым упростить общий учет.

Методика на практике

Попробуем на примере гипотетического предпринимателя ИП Плотников А.Л. продемонстрировать использование программы 1С:Предприниматель для решения учетных задач.

ИП Плотников А.Л. получил от физлица Антонова П.П. заказ на косметический ремонт комнаты на объекте по адресу: «ул.Пушкинская, 146-49». Размеры комнаты: 5 х 4 м, высота потолков 2,5 м. Необходимо произвести следующие работы: установка двух электрических настенных розеток; укладка ламината; оклейка стен обоями.

Для проведения работ на объекте Плотников А.Л. привлечет двух мастеров-подрядчиков для укладки ламината и поклейки обоев. Услуги в части прокладки электрокабеля и монтажа настенных розеток Плотников А.Л. оказывает сам, так как имеет допуск на электротехнические работы.

1. Загрузка Прейскуранта цен

Прейскурант цен на ремонтные работы является одним из важнейших элементов учетной системы. На практике перечень производимых работ может достигать нескольких сотен наименований. В связи с этим удобно заранее загрузить его в программу из внешнего файла MS Excel, предварительно согласовав расценки с подрядчиками.

Для загрузки воспользуемся штатными средствами программы 1С:Предприниматель.

В результате мы сформировали справочник «Номенклатура» с нужными позициями по услугам, а также документ «Установка цен номенклатуры с актуальными ценами».

2. Подготовка Сметы и Договора на проведение ремонтных работ

Смета — это неотъемлемая часть этапа проектирования любых строительных работ. По составлению смет разработано большое количество программ. Можно пользоваться любой из представленных на данном рынке. Наиболее простым и самым распространенным решением является использование электронных таблиц MS Excel.

А мы для целей составления предварительной сметы воспользуемся документом «Счет» программы 1С:Предприниматель. Чем этот способ удобнее? Во-первых, весь перечень работ с расценками мы уже загрузили в программу. Во-вторых, печатная форма Счета может использоваться в качестве Приложения к Договору. В-третьих, очень удобно все Акты выполненных работ связать со Счетом, и затем контролировать отклонение фактически произведенных расходов от плановых цен.

Подготовим смету для проведения работ и увидим, что общая стоимость работ и ТМЦ по смете составила 50 105 руб.:

3. Формирование типового договора на работы

Согласуем общую стоимость работ с Заказчиком, затем воспользуемся замечательной возможностью программы — сформируем по типовому шаблону и распечатаем Договор с Приложением.

Все реквизиты договора (Ф.И.О. Заказчика, Адрес, Телефон и т.п.) подставляются в Договор автоматически из базы:

4. Регистрация предоплаты по договору

В соответствии с условиями договора Заказчик Антонов П.П. до начала работ вносит предоплату: по предварительной договоренности эта сумма составляет 20 000 рублей. Оформим эту операцию вручную. Для этого предпринимателю удобно всегда иметь с собой пакет бланков приходно-кассовых ордеров (ПКО), квитанций на самокопирующихся бланках и т.п. Оригинал квитанции или отрывную часть ПКО с подписью передаем клиенту, корешок ПКО или 2-й экземпляр квитанции оставляем у себя. Вечером, или при любой представившейся возможности, необходимо этот документ внести в программу.

Таким образом мы зафиксировали в программе факт поступления денежных средств от Заказчика.

5. Приобретение ТМЦ в магазинах стройматериалов

В соответствии с планом работ на объекте ИП Плотникову А.Л. нужно провести работы по прокладке кабеля и монтажу настенных розеток и закупить расходные материалы. Все покупки материалов в магазинах и на складах оформляются в виде товарных чеков или накладных, которые необходимо сохранить и в дальнейшем обработать в программе.

Обработка состоит из двух этапов:

1. фиксация факта расхода денежных средств;
2. регистрация данных документов при оформлении Акта выполненных работ с предъявлением его Заказчику.

Для регистрации расхода введем в программе документ «Выдача наличных» на всю сумму покупок: 850 руб. Вводить документ на каждый товарный чек нет необходимости. В качестве получателя платежа заведем контрагента «Магазины ТМЦ» которого будем использовать во всех случаях регистрации покупки ТМЦ.

Статью движения денежных средств «Деньги Пушкинская 146-49» укажем для уточнения остатка денег по конкретному объекту строительства (поле «Комментарий» можно также использовать для удобства контроля документов).

6. Актирование этапа работ

После проведения какого-либо этапа работ имеет смысл его заактировать, осуществить приемку Заказчиком.

Чем это удобно для ИП? Во-первых, в случае фактического превышения расходов над сметными, мы можем аргументированно доказать Заказчику необходимость внесения следующего аванса. Во-вторых, мы тем самым продемонстрируем клиенту серьезность подхода к вопросу ремонта квартиры. В-третьих, можем отдать лишние бумажные документы (товарные чеки, накладные и проч.).

Кроме работ по монтажу электрооборудования, в Акте укажем стоимость закупленных и использованных ТМЦ. Для этого в табличную часть документа внесем сумму по товарным чекам, которые после распечатки Акта прикладываем к одному из экземпляров Акта.

Таким образом мы обеспечиваем прозрачность произведённых расходов. Подписанный Заказчиком один экземпляр Акта оставляем себе.

7. Взаиморасчеты с мастерами-подрядчиками

Для проведения работ по укладке ламината мы привлечем подрядчика Семенова Антона, который зарекомендовал себя как профессионал в этом деле. Закупку и доставку необходимого количества ламината и других расходных материалов произведем заранее, сохраним Товарный чек. Расходы на приобретение ТМЦ оформим документом «Выдача наличных» как и в предыдущем случае.

По окончании работ по укладке ламината необходимо произвести расчеты с подрядчиком. Для этого заранее оформим и распечатаем в программе два документа.

Акт оказания услуг и РКО удобно распечатать на одном листе с двух сторон.

Таким образом, после расчетов с укладчиком Антоном и подписания документов, в нашем экземпляре Акта зафиксируется информация о проведенных работах и факте выплаты денежных средств за указанные работы.

После проведения очередного этапа работ оформим для Заказчика Акт сдачи-приемки работ, в котором зафиксируем все произведенные расходы по данному этапу. Для удобства заполнения воспользуемся уникальной возможностью программы 1С:Предприниматель — скопируем табличную часть документа «Поступление» (услуги подрядчика) в документ «Реализация».

Заполним документ остальными произведенными расходами. Распечатаем, приложим товарные чеки и подпишем Заказчиком.

8. Сверка взаиморасчетов с Заказчиком

Перед проведением последнего этапа работ проверим наши взаиморасчеты с Заказчиком. Для этого сформируем документ «Акт сверки».

Как видим, после подписания последнего Акта сдачи-приемки работ у Заказчика образовалась перед нами задолженность. Предложим Заказчику произвести следующий платеж, приложив в качестве подтверждающего документа сформированный Акт сверки. Получение очередного аванса 20 000 руб. оформим вручную, а затем обработаем в программе. После регистрации платежа посмотрим как формируется Акт сверки:

Теперь денежных средств для продолжения работ достаточно.

9. Закупка ТМЦ мастером-подрядчиком

Для проведения последнего этапа работ по оклейке стен обоями пригласим очередного подрядчика — маляра Кузнецову Светлану.

Вопросы закупки обоев Светлана решает без участия Плотникова А.Л.: вместе с Заказчиком выезжает в специализированный магазин для выбора подходящего производителя, цвета и рисунка обоев. На приобретение обоев выдадим Светлане аванс в размере 10 000 рублей — оформим это вручную, заполнив РКО, который в дальнейшем обработаем в программе.

По окончании работ по оклейке обоев оформим документ «Поступление услуг», в котором кроме работ укажем товарный чек (Светлана передала его после покупки) на сумму фактической стоимости обоев и других расходных материалов, затем сформируем документ «Акт сверки»:

Как видим по Товарному чеку из магазина, аванса 10 000 руб. на покупку обоев за 10 800 руб. оказалось недостаточно. После оказания услуг маляра на сумму 8 550 руб., итоговая задолженность перед Светланой (с учетом долга за материалы 800 руб.) составила 9 350 рублей.

Сформируем Расходный кассовый ордер (РКО) и распечатаем его вместе с окончательным Актом сверки с подрядчиком Светланой:

Точность и прозрачность расчетов с подрядчиками предотвращает возможные ошибки и укрепляет взаимное доверие в бригаде, что очень важно при подобной организации работ.

10. Завершение работ по договору. Окончательные расчеты

После проведения итоговых работ сформируем документ «Реализация», в который скопируем данные из документа «Поступление» нашего подрядчика. Сформируем также Акт сверки расчетов.

Таким образом, после погашения Заказчиком оставшейся задолженности в 6810 руб. и подписания завершающего Акта, можем считать работы на объекте законченными. Необходимости подписывать общий Акт по договору нет. Но если клиент настаивает, то можно оформить документ, в котором указать общую сумму с приложением копий промежуточных актов.

Остается вопрос: сколько же мы заработали на собственных услугах на текущий момент? Самое простое — это проверить деньги в кассе. Для этого сформируем соответствующий отчет. А детализировать данную сумму можно в отчете «Движение денежных средств».

Также можно воспользоваться отчетом «Продажи по номенклатуре», который покажет нам заработанную сумму в разрезе конкретных услуг:

Книга учета доходов по патенту

Если все документы поступления денежных средств будут зарегистрированы в программе, то на основании их достаточно просто сформировать «Книгу доходов по патенту«, которую предприниматель должен распечатать в конце налогового периода. Данная Книга является регистром налогового учета и может быть затребована ФНС для проверки деятельности предпринимателя.

Мобильное приложение 1С:Предприниматель

Рассказывая о возможностях программы «1С:Предприниматель» не могу не упомянуть о мобильной версии этой программы. Программа представлена для смартфонов, работающих под управлением операционных систем Android и iOS. Возможности программы относительно основной версии весьма ограничены, но тем не менее позволяют также контролировать основные показатели деятельности предпринимателя.

Выводы

Все вышесказанное еще раз подтверждает мысль о том, что программа 1С:Предприниматель может с успехом использоваться для решения учетных задач в малом бизнесе, даже в таких областях, как строительство и ремонт квартир.

В заключение хотелось бы обратиться к тем предпринимателям, которые считают, что программа для ведения оперативного управленческого учета им не нужна: «достаточно иметь хорошую память и делать пометки в блокноте».

Но ведение учета в таких блокнотах становится проблематичным, если ремонтные и отделочные работы проводятся сразу на нескольких объектах (квартиры, офисы, загородные дома), возникают сложности, если на подряде несколько десятков человек.

В конце концов, рынок строительных услуг переполнен предложениям от индивидуальных предпринимателей и частных лиц, все они предлагают свои услуги, демонстрируя качество работ на уже готовых объектах. Расценки примерно у всех одинаковые. И редко кто из них предложит клиенту прозрачную систему контроля расходования выданных авансов, хотя такой аргумент для Заказчика может иметь решающее значение на этапе выбора ремонтной бригады. И чем выше стоимость работ по объекту, тем этот аргумент кажется существеннее…