Ижевск, ул. Майская, 29, 3й этаж
(3412) 77-01-32

Интернет-магазин по доставке цветов и подарков

Как в 1С:УНФ автоматизировать бизнес по доставке букетов под заказ


Представляем вашему вниманию бизнес-кейс автоматизации бизнеса по сборке и доставке букетов цветов.

Открытие интернет-магазина по доставке цветов и подарков не требует закупки дорогостоящего оборудования, основные расходы направлены на обработку заказов, организацию логистики и доставки товара вовремя. При небольшом ассортименте товаров первоначальная настройка интернет-магазина и автоматизация не занимает много временных ресурсов.

Входные данные

ПРОФИЛЬ БИЗНЕСА
  • Интернет-магазин «ЦВЕТОФОР»
  • Организационно-правовая форма: Индивидуальный предприниматель
  • Режим налогообложения: Упрощенная система налогообложения (Доходы)

СОСТАВ СОТРУДНИКОВ
  • Администратор интернет-магазина (консультации, обработка заказов, регистрация оплаты, отслеживание этапов выполнения заказов, прием расходных материалов от поставщиков);
  • Дизайнер-флорист (сборка букетов);
  • Курьер (доставка заказов на личном транспорте).

ЦЕЛИ АВТОМАТИЗАЦИИ
  • Повышение лояльности клиентов за счёт качественного и своевременного исполнения заказов на доставку цветов и подарков;
  • Контроль движения денежных средств
  • Контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями
  • Контроль движения и остатков товаров и материалов
  • Анализ рентабельности продаж

БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ
  • Актуализация (синхронизация) данных учетной системы по товарам и ценам с данными интернет-магазина;
  • Автоформирование заказов покупателей на основании заявок, полученных из интернет-магазина или мобильного приложения клиента;
  • Сборка заказов покупателей и их отгрузка заказов покупателям на основании данных, полученных из интернет-магазина и мобильного приложения клиента;
  • Доставка заказов до покупателя, контроль оплаты заказа.

Решение

Для реализации поставленных задач по автоматизации рассмотрим работу данного интернет-магазина с применением модели «Позаказное производство», так как принцип исполнения заказа покупателя полностью соответствует этой модели. Приняв данную модель, в качестве средства автоматизации будем использовать программу «1С:Управление нашей фирмой» (облачная версия).

1. Номенклатура

Продукцией в нашем случае будет букет цветов. Всю номенклатуру нашего магазина условно разделим на два вида товаров, в зависимости от способа их пополнения:

  1. Производство — это категория, которую мы присвоим букетам (товары,  на изготовление которых необходимо потратить время и часть других ресурсов);
  2. Закупка — к этой группе отнесем расходные материалы для изготовления букетов (цветы, дизайнерскую бумагу, флористическую губку, коробки, ленты и т.п.).

Заполним информацию о продукции необходимыми данными (наименование, артикул, состав, габариты, единицы измерения, фото и т.д.).

2. Спецификация

Любая продукция, в том числе и цветочные букеты, формируется из заранее определенных материалов, в нашем случае это цветы, декоративная лента, крафт-бумага, корзины и т.д. Состав и количество материалов будет регламентирован в документе «Спецификация». Кроме материалов включим в спецификацию услуги флориста по сборке букета.

3. Интернет-магазин

Клиенты нашего интернет-магазина — это физические лица, которые могут ознакомиться с каталогом оригинальных букетов посредством сети интернет, либо через специальное приложение для смартфона.

3.1 Веб-витрина «MAG1C»

Для представления наших товаров через интернет воспользуемся замечательным ресурсом «MAG1C», который предоставляется фирмой «1С» и позволяет синхронизировать данные нашей учетной системы 1С:УНФ с интернет-магазином.

Стандартный интерфейс позволяет посмотреть представленные нами букеты, выбрать нужные, сделать заказ, а также отслеживать его состояние.

3.2 Мобильное приложение 1С:Кабинет клиента

Кроме веб-витрины, каталог наших букетов может быть представлен через бесплатное мобильное приложение «1С:Кабинет клиента», которое постоянные клиенты нашего магазина «ЦВЕТОФОР» могут самостоятельно скачать и установить на свои смартфоны.

4. Обработка заказов

Используя мобильное приложение или веб-портал нашего интернет-магазина, клиент делает заказ. Сделанный заказ отобразится в нашей учетной системе, а администратору магазина придет сообщение о его поступлении.

Администратор, при необходимости, может связаться с заказчиком, уточнить детали и зафиксировать их в заказе.

5. Заказ на производство

На основании заказа, поступившего от покупателя, делаем «Заказ на производство». В процессе формирования документа можно проконтролировать наличие материалов, из которых составляется заказанный букет. В случае, если нужных комплектующих нет, можно оперативно заказать их у поставщика.

Автоматическая синхронизация учетной системы и интернет-магазина позволяет заказчику отслеживать состояние сделанного заказа. Как только заказ будет передан в производство, статус заказа изменится соответственно.

6. Производство

Как только заказанный букет будет составлен, заказ на производство нужно «закрыть» документом «Производство». Это позволит указать фактический расход материалов, а также состав и объем отходов, которые могли появиться при формировании букета.

7. Сдельный наряд

Для начисления сдельной оплаты флористу, который формировал букет, на основании документа «Производство» создадим документ «Сдельный наряд», в который автоматически подставится объем работы в соответствии со Спецификацией на данной изделие.

8. Маршрутный лист

Для доставки заказа используем документ «Маршрутный лист», в который автоматически попадают все заказы со статусом «Готов к отгрузке». Данный статус установится в заказе покупателя, как только будет проведен документ «Производство».
Распечатываем Маршрутный лист, передаем курьеру (экспедитору) вместе с заказом для доставки его до покупателя. Из документа «Маршрутный лист» можно автоматически сформировать отгрузочные документы, распечатать Товарный чек (либо Накладную) и передать этот документ покупателю вместе с заказом.

Изменения состояния заказа отобразится в личном кабинете клиента в нашем интернет-магазине, либо в его мобильном приложении.

Оплаты и отгрузки заказов удобно контролировать из журнала «Заказы покупателей», где первые колонки наглядно демонстрируют эти состояния.

9. Отчеты. Анализ рентабельности продаж

Для проведения анализа продаж, контроля задолженностей перед поставщиками воспользуемся отчетами нашей учетной системы. Отчет по взаиморасчетам с покупателями и поставщиками можно развернуть и детализировать до документа движения. Состояние склада и товарных запасов также контролируем с использованием соответствующих отчетов:

Сформировав отчет по прибыли за определенный период видим, что номенклатурная позиция Букет в коробке «Очарование» имеет очень низкую рентабельность. Сформировав отчет «Нормативный состав изделия», видим, что при цене реализации 3300 руб. себестоимость данного изделия составляет 3165 руб. Это означает, что необходимо повышать отпускную цену на данный букет, либо пересмотреть его состав в сторону уменьшения себестоимости.

Проведение таких анализов позволяет своевременно принимать управленческие решения, которые не позволят нашему предприятию торговать в убыток.

9. Отчеты. Сдельная оплата исполнителям

Для начисления сдельной оплаты труда сотрудникам (например, флористу) сформируем отчет, в котором аккумулируются суммы всех сдельных нарядов за определенный период (неделя, месяц и т.п.) и подготовим ведомость на оплату:

По окончании продаж закрываем кассовую смену. Программа автоматически «сворачивает» все оформленные чеки ККТ в документ «Отчет о розничных продажах».  Функциональные возможности программы 1С:УНФ позволяют нам в  течение дня оперативно контролировать остатки товаров на торговых точках, а также наличие денежных средств в кассах магазинов. После закрытия кассовой смены принимаем с торговой точки отчет о розничных продажах, инкассируем полученную выручку оформив приходный кассовый ордер, подтверждающий факт сдачи наличности в основную кассу организации.

Автоматизируйте свой бизнес!

Предлагаем современные облачные решения в рамках тарифа «Программа и консультация»

Заключение

Таким образом при использовании модели «Позаказного производства» можно решить практически весь комплекс задач контроля и учета на предприятии, которое занимается изготовлением букетов и реализует их через свой интернет-магазин.

Данный принцип автоматизации может подойти также для компаний и ИП с другими видами деятельности, например:

  • изготовление выпечки, пиццы, суши;
  • кондитерская с тортами под заказ;
  • производство сыродавленных масел и вегетарианских продуктов;
  • приготовление и доставка обедов;
  • производство типовой кованной мебели и беседок;
  • производство мебели и т.д.
АВТОР СТАТЬИ:
Толстиков Игорь Геннадьевич
Руководитель 1С:БО ИНТЕГРА Центр, бизнес-консультант

Читайте также: